Структура деловых переговоров

16 Янв 2016 | Автор: | Комментариев нет »
Автор:
Людмила Введенская

Продолжая нашу серию статей об «Культуры речи» из научных трудов Введенской Людмилы Алексеевны рассмотрим, как же должны строится (структура) деловая беседа или спор.

Её структуру можно представить следующим образом:
1. Начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»).
2. Изложение своей позиции и обоснование её.
3. Выяснение позиции собеседника.
4. Совместный анализ проблемы (установление сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решения и т.д.).
5. Принятие решений.

При проведении беседы её участники нередко допускают различного рода ошибки. Назовём наиболее типичные из них:
• Проявляют авторитарность, не считаются с мнениями других:
• Игнорируют состояние собеседника:
• Не учитывают мотивы поведения собеседника:
• Не проявляют интереса к проблеме собеседника:
• Не слушают собеседника:
• Перебивают говорящих:
• Говорят, не будучи уверенными, слушают ли их:
• Говорят долго:
• Ограничиваются одним предложением (не используют всего банка идей).

Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо вопросу. Так толкуется это слово в четырёхтомном академическом «Словаре русского языка».

Переговоры являются важным видом делового общения. С их помощью устанавливаются деловые связи, заключаются договоры, принимаются важные решения, подписываются ответственные документы, координируется совместная деятельность различных фирм, учреждений, предприятий.

Переговоры – эффективное средство разрешения конфликтов, спорных вопросов, установления доброжелательных отношений и налаживания сотрудничества.

Однако следует иметь в виду, что переговоры это не спор, не поле битвы, не театр военных действий, поэтому садится за стол переговоров с настроением одержать верх над противником недопустимо.

Неотъемлемая часть переговоров для принятия совместных решений.

Как подчёркивают многие специалисты по ведению переговоров, успешные переговоры – это, прежде всего, взаимовыгодные решения, т.е. наиболее приемлемые для той и другой стороны в данной ситуации.

Миллионер Харви Маккей в своей книге «Как уцелеть среди акул», бестселлере №1 на рынке экономической литературы в США, пишет следующее:
Сделку всегда можно совершить, если стороны считают её взаимовыгодной
Десять из десяти судебных исков обычно завершаются до рассмотрения в суде, поскольку даже самые ожесточённые противники сядут за один стол, если их удастся убедить, что для них самих переговоры выгоднее, чем схватка.
Что бы вы ни пытались купить или продать, сделка состоится, если вы сумеете продемонстрировать другой стороне, чем она для неё выгодна.
Рассказывают, что когда Моисей спустился после того, как получил от Господа Десять заповедей, он сказал: «Так вот, мы это обсудили вместе. Я уговорил Его ограничится десятью, но запрещение прелюбодеяния все-таки осталось».

«Краткий курс ведения переговоров» Харви Маккея заканчиваются словами:
«Кто выиграет? Как всегда, тот игрок, у которого больше информации, лучше план и выше мастерство». В этой лаконичной формуле названы важные слагаемые успеха деловых переговоров.
На первый план автор выдвигает владение информацией, которая является самым эффективным орудием, самым ценным достоянием в любых переговорах. Диалог может быть плодотворным только в том случае, если обе стороны хорошо разбираются в обсуждаемой проблеме, компетентны в данной области. Кроме того, очень важно, чтобы получаемая информация не была односторонней и не искажала реальной деятельности.

Участникам переговоров приходится прилагать немалые усилия для сбора необходимой информации, но чем больше информацией они располагают, тем увереннее себя чувствуют.

Положительные результаты будут зависеть и от умело разработанного плана ведения переговоров.

Поэтому не нужно жалеть времени на подготовку к деловым переговорам, необходимо тщательно продумать все тонкости и детали предстоящего обсуждения, подобрать возможные аргументы для обоснования своей позиции, наметить, как лучше использовать те или иные приёмы воздействия на оппонента.

И, конечно, в переговорах выигрывают, как правило, те участники, которые имеют хорошую подготовку, большой опыт, владеют культурной, устной и письменной речи, правилами делового этикета и т.д., одним словом, у кого «выше мастерство».

Исследователи обращают внимание ещё на один очень важный аспект ведения переговоров. Они считают, что в переговорах главным является не анализ позиций оппонентов, хотя это, бесспорно, важно и необходимо, а учёт интересов сторон, т.е. «на первый план выдвигается поиск баланса интересов, их соотношения», основной вопрос состоит в том, «как разрешить противоречия интересов и в наиболее полном объёме реализовать их совпадение».

В зарубежных пособиях по переговорам даётся такой пример: две сестры спорят о том, как разделить апельсин. Каждая приводит аргументы, обосновывающие, что она должна получить если не весь апельсин, то по крайней мере его часть. В конце концов, они решают разделить его пополам.
Решение кажется справедливым. Однако оказывается, что одна сестра хотела съесть апельсин, другой же нужна была от него лишь кожура для того, чтобы приготовить торт.

О чем говорит этот пример? Стороны долго и упорно обсуждаем позиции, не затрагивая вопроса о том, зачем им это надо, и даже не задумываются над этим, т.е. не учитывают интересов друг друга.
Поэтому важно научится раскрывать интересы оппонирующих сторон, уметь находить общие и координировать несовпадения. И, конечно, необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои собственные интересы. Не следует забывать, что главное в переговорах – это не утверждение нашей собственной позиции, а удовлетворение наших интересов.

Не стоит отчаиваться, если переговоры зашли в тупик.

Какими бы безнадёжными они сначала ни казались, при желании сторон всегда можно найти правильное и взаимовыгодное решение. Помочь в таких переговорах, по словам У. Юри, может так называемая стратегия прорыва.
В чем её суть?

Она требует поступков, противоположных нашим естественным побуждениям:
Необходимо сдерживаться, когда очень хочется нанести ответный удар, выслушать, когда подмывает сказать, задавать вопросы, когда уже готовы все ответы, преодолевать различия, когда хочешь настоять на своём, просвещать вместо того, чтобы раздувать конфликт.

Стратегия прорыва основана на уважении к оппоненту.

Важно не заставить принять его решение, а дать возможность самому сделать свой выбор, а для этого нужно соответствующим образом изменить обстановку, трансформировать переговоры, превратить противника в партнёра по конструктивным переговорам.
У. Юри приводит такой пример:
Во время Гражданской войны в Америке Авраам Линкольн выступил с речью, в которой сочувственно отозвался о мятежниках-южанах. Пожилая дама, яркая юнионистка, обвинила его в том, что он с симпатией говорит о врагах, вместо того, чтобы уничтожать их. Его ответ стал классическим:
«Отчего же, мадам, — ответил Линкольн, — разве я не уничтожаю врагов, делая их своими друзьями?»

Когда говорят о переговорах, то, как правило, рассматривают подготовку к ним и сам процесс их ведения.
Подготовительный этап включает в себя отработку как организационных моментов, так и содержательной стороны переговоров.

В процессе подготовки необходимо решить, кто будет принимать участие в переговорах, кто возглавит делегацию, распределить обязанности между членами делегации. Нужно определить место, время встречи, составит программу переговоров, уточнить регламент работы, дать поручения сотрудникам, обслуживающим переговоры и т.д.

Особое внимание нужно уделить содержанию предстоящей встречи, т.е. проанализировать проблему, досконально изучить состояние дел, четко сформулировать цели и задачи переговоров, определить общую позицию, подобрать убедительные аргументы, найти возможные варианты решения, подготовить предложения, составить необходимые документы и т.д.

Практика и опыт проведения самых разнообразных переговоров, как в нашей стране, так и за рубежом, позволили отработать наиболее оптимальную модель процесса переговоров. Назовём её основные структурные элементы:

1. Приветствие участников, представление сторон друг другу.
2. Изложение проблем и целей переговоров.
3. Диалог участников, включающий в себя уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов.
4. Поведение итогов и принятие решений.
5. Завершение переговоров.

После проведения переговоров целесообразно проанализировать их результаты.
Продолжение темы: Телефонные разговоры. Читайте в следующем выпуске.

Здесь вы можете написать комментарий к записи "Структура деловых переговоров".

Войти, чтобы написать отзыв.

Свежие комментарии
Наши партнеры
Читать нас
Связаться с нами
Наши контакты

Россия, Самарская обл.

Skype: sega7177

О сайте

Материалы сайта предоставлены некоммерческой и не политической системой, а с целью распространения древних и современных систем знаний, раскрывающих интегральную, основополагающую систему законов, определяющих события и тенденции развития нашего современного мира.©. По всем вопросам или сотрудничеству обращайтесь к администратору сайта через форму обратной связи.